Trak Delay – Pour le suivi des dossiers administratifs et éviter les retards dans la gestion administrative

Les courriers administratifs et l’envoie de documents écrits jouent un rôle crucial dans la gestion administrative des entreprises. Voici quelques-unes de leurs fonctions principales:

1. Communication formelle: Les courriers administratifs et les documents écrits sont souvent utilisés pour communiquer des informations officielles. Cela peut inclure les politiques de l'entreprise, les modifications des processus de travail, les annonces importantes, les contrats, les factures, des documents d’identification personnelle etc.
2. Preuve documentée: Les courriers et documents écrits peuvent servir de preuve documentée des communications entre différentes parties. C'est crucial dans les situations où il peut être nécessaire de vérifier des informations ou des accords antérieurs.
3. Maintien de la transparence: Les courriers administratifs et documents écrits aident à maintenir la transparence dans une organisation. Ils assurent que les informations sont partagées de manière cohérente et équitable.
4. Professionnalisme: L'usage de courriers administratifs et de documents écrits reflète le professionnalisme d'une organisation. Ils sont généralement bien structurés, clairs, précis et suivent certaines conventions de formatage et de style.
5. Coordination et organisation: Les courriers et documents écrits peuvent aider à organiser et coordonner diverses tâches et processus au sein d'une entreprise. Ils peuvent définir des tâches, attribuer des responsabilités et fournir des directives.
6. Obligations légales et conformité: Dans de nombreux cas, les courriers administratifs et documents écrits sont nécessaires pour respecter certaines obligations légales ou réglementaires. Par exemple, les contrats, les avis de non-renouvellement, les notifications de licenciement, les documents comptables etc.

Il est donc important, voire vital, de suivre et d’avoir une traçabilité sur les documents administratifs et les documents écrits qui transitent dans une entreprise ou une organisation. La solution Trak Delay vous permet de savoir à tout instant où se trouve un document important dans la chaîne administrative et donc de traquer les retards dans le traitement des informations véhiculées, mais également de pouvoir retrouver rapidement un document perdu, en recourant aux rapports fournis par Trak Delay.

Comment fonctionne la solution Trak Delay ?

Courrier et dossiers administratifs

Le dossier est l'unité de travail standard dans l'administration. Ces dossiers sont traités, en majorité, entièrement sur papier. Il est donc difficile d'obtenir de l'information à jour sur un dossier particulier (quand a-t-il été créé, qui l’a traité, où il se trouve, etc.) ou sur tous les dossiers (combien ont été traités cette semaine, combien sont au niveau d'un service donné, à quelles étapes les dossiers passent le plus de temps, etc.). De plus, le citoyen ayant déposé le dossier veut être informé de son évolution.

Nous proposons ici une approche simple, munie d’une application, permettant de faire du suivi de dossier dans toutes les administrations. La solution est conçue pour minimiser les coûts, être mise en œuvre rapidement, et être généralisable à un grand ensemble de cas. Pour ce faire, elle se concentre sur le circuit emprunté par les dossiers, et non sur leur contenu. Autrement dit, il s’agit de faire une dématérialisation partielle des procédures, afin de profiter partout de certains avantages clés de la dématérialisation.

Certains dossiers administratifs débutent leur cycle de vie par un dépôt (par un usager) ou un courrier entrant. Diverses étapes d’étude et de validations s'enchaînent, avant que le dossier ne soit finalement déclaré comme finalisé.

Un code QR unique est apposé sur chaque dossier lors du dépôt, et scanné par l’intervenant responsable à la fin de chaque étape de traitement. L’intéressé ayant déposé le dossier peut être notifié de sa disponibilité.

Trak Delay peut être utilisé pour suivre les dossiers administratifs tels que les demandes de permis, les demandes de prêt, le courrier entrant, etc. à travers toutes les étapes de leur traitement. De même, les employés peuvent scanner les codes QR sur les dossiers physiques pour suivre leur progression à travers les différents départements et services de l'entreprise, pour les procédures internes.

Découvrez de petites vidéos explicatives ici https://www.youtube.com/@darkaaapps

Pour plus de détails, consulter le document suivant: https://docs.google.com/document/d/1hfBhWg7vZHjg_ZhYos0E6_Ndeo2AP09GJyIBYAUbU04/edit

Et Trak - Cas d'utilisation (https://docs.google.com/document/d/1l1GXy6tUDy_E0bdr_8bEIPrIXpJcDO-IXFPgl3dvYME/edit?usp=sharing)

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