LA GESTION DE STOCKS

La gestion de stocks est le processus de planification, de contrôle et d'optimisation des stocks de produits, fournitures ou de matières premières d'une entreprise. La gestion de stocks implique la surveillance et la gestion des niveaux de stocks, des délais de livraison, de la demande des clients et des coûts associés à la possession de stocks.

Les stocks, quant à eux, peuvent être définis comme l’ensemble des articles rassemblés à l’intérieur de l’entreprise et en attente d’utilisation. Ils sont essentiellement composés de matière premières, de fournitures, de produits finis ou semi-finis, des emballages commerciaux...

Une gestion soigneuse des stocks aide à éviter le gaspillage qui peut survenir si les matières premières et les consommables ne sont pas stockés proprement, ou si les matières premières périment avant de pouvoir être utilisés. Mettre en place un programme de gestion de l’approvisionnement et des stocks assurera :

• à l’entreprise commerciale de disposer des marchandises dont elle a besoin pour répondre à la demande des clients
• à l’entreprise industrielle de disposer des matières premières et fournitures nécessaires à la fabrication de produits finis
• à l’entreprise de réduire les coûts de possession des stocks (exemples : coût de magasinage, coût du risque de détérioration ou d’obsolescence) et les coûts de gestion matérielle des stocks (exemple l’entretien des locaux, la rémunération du personnel magasinier)
• à l’entreprise à minimiser le risque de rupture qui est source de problèmes : arrêts de la production, insatisfaction de la clientèle ce qui fait baisser la chiffre d’affaires et provoque la détérioration de l’image de marque de l’entreprise.

 

La gestion de stocks est donc importante pour les entreprises car elle leur permet de maintenir des niveaux de stocks adéquats pour répondre à la demande des clients tout en minimisant les coûts associés à la possession de stocks. Une gestion de stocks efficace peut aider les entreprises à améliorer leur rentabilité en évitant les coûts liés au surstockage ou à la rupture de stock.

 

Organisation des magasins pour la gestion des stocks

• L’organisation des magasins

Le magasin est le lieu où sont reçus, stockés et distribués tous les articles entrant dans l’entreprise. L’organisation des magasins doit obéir à certains principes d’implantation, d’entreposage, et de classement.

• L’implantation

L’implantation dépend du matériel entreposé dans le magasin. Le matériel de petite dimension doit être rangé le plus près possible du bureau du magasin pour pouvoir le surveiller facilement. Les articles de sorties fréquentes seront placés près du point d’enlèvement le plus accessible. Le matériel de grande dimension doit être stocké pour un déchargement rapide. Les voies d’accès devront permettre la manœuvre des engins lourds : camions, chariots élévateurs.

• L’entreposage

Dans l’entreposage, il faut tenir compte des mouvements même des articles stockés. Par exemple, les articles qui sortent fréquemment doivent être rangés près de la porte et ceux dont on n’a pas souvent besoin seront laissés loin de la porte. Il faut aussi éviter de ne distribuer que les derniers articles arrivés parce que les autres articles risquent d’être détériorés.

• Le classement

Le magasin de stockage doit être composé de zones qui sont des espaces pour l’entreposage du matériel de grande dimension, et des casiers en bois ou métalliques qui servent à ranger les articles de faible dimension. Le classement est un dispositif qui permet de repérer ces zones et ces casiers. Les zones sont généralement désignées par des lettres et les casiers par des chiffres.

 

Tâches administratives de la gestion des stocks

• La normalisation des articles

Il s’agit de classer les articles selon le degré de leur utilité. Il s’agit de déterminer les articles qui conviennent le mieux aux besoins de l’entreprise et d’éliminer toutes les variétés superflues. Ce classement a pour avantage la réduction du nombre d’articles stockés et par conséquent du niveau général des stocks et de leur coût.

• La classification des articles

La classification des articles peut se faire selon un critère déterminé : l’origine du produit, sa nature ou sa destination ce qui peut faciliter l’identification des produits en magasin.

• La symbolisation des articles

La symbolisation des articles facilite leur classification, elle consiste à attribuer à chaque article un symbole ou un code permettant son identification. La symbolisation peut être alphanumérique ou numérique ; elle est généralement aussi brève que possible. Quand elle est numérique, la symbolisation permet l’utilisation de l’informatique dans la gestion des stocks.

• Le contrôle des entrées

Les entrées peuvent provenir soit des fournisseurs, soit des autres services de l’entreprise (cas des produits finis). Elles doivent être contrôlées quantitativement et qualitativement par le magasinier. Pour les entrées en provenance des fournisseurs, on établit un bon de réception. Pour les entrées provenant des autres services (les ateliers par exemple), on établit un bon d’entrée selon le même principe que le bon de réception, mais dont l’usage est interne. Pour respecter le principe du contrôle mutuel, ce bon doit être doublement signé par le magasinier et par le service livreur.

• Le contrôle des sorties

Les sorties sont destinées soit aux services internes de l’entreprise, soit à l’extérieur (vers les clients). Le contrôle est effectué grâce au bon de sortie doublement signé par le magasinier et le service receveur. Les sorties vers les clients sont contrôlées par les bons de livraison.

• Le contrôle des retours

Bien que ce ne soit pas un mouvement normal, le retour au magasin d’articles déjà sortis et enregistrés peut avoir lieu. C’est le cas d’annulation de commande ou d’ordres de fabrication. Le contrôle des retours est généralement effectué à travers un document appelé « bon de retour » comportant les mêmes informations et ayant la même forme que le bon d’entrée.

 

• Le contrôle des existants

Les fiches des stocks sont, théoriquement, en mesure d’informer à tout moment le gestionnaire des stocks sur les quantités stockées. Mais parfois les stocks réels ne concordent pas avec les stocks indiqués par les fiches, ce qui cause les ruptures des stocks ou le sur-stockage. Pour éviter ces erreurs, le contrôle des existants a lieu à travers le dénombrement effectif des articles stockés ou l’inventaire. Celui-ci est imposé par la loi. Il a lieu soit globalement en fin d’année, soit catégorie par catégorie tout au long de l’année. Dans ce dernier cas, l’inventaire est dit tournant.

 

Les méthodes de gestion des stocks

Les méthodes de gestion de stocks peuvent varier selon le type d'entreprise, le type de produit ou de matière première stocké, la demande des clients et les exigences de production. Les entreprises peuvent utiliser des outils tels que des systèmes de gestion de stocks informatisés, des méthodes d'analyse de la demande et des prévisions de ventes pour aider à optimiser leur gestion de stocks.

Il existe plusieurs méthodes de gestion de stocks couramment utilisées en entreprise :

1. La méthode du point de commande (PPC) : Cette méthode consiste à définir un niveau de stock minimum pour chaque produit et à passer une commande lorsque ce niveau est atteint. Cette méthode permet de minimiser les coûts de stockage tout en garantissant que les produits sont disponibles pour répondre à la demande des clients.
2. La méthode de la quantité économique de commande (QEO) : Cette méthode consiste à déterminer la quantité optimale de commande pour chaque produit en tenant compte des coûts de commande et de possession de stocks. Cette méthode permet de minimiser les coûts totaux de la gestion de stocks.
3. La méthode du Juste à Temps (JAT) : Cette méthode consiste à minimiser les stocks en ne commandant des produits que lorsque la demande des clients est confirmée. Cela permet de réduire les coûts de stockage et d'augmenter l'efficacité de la production.
4. La méthode du FIFO (First In First Out) : Cette méthode consiste à utiliser les produits en stock dans l'ordre dans lequel ils ont été reçus. Cette méthode est particulièrement importante pour les entreprises qui stockent des produits périssables ou dont la durée de vie est limitée.
5. La méthode du LIFO (Last In First Out) : Cette méthode consiste à utiliser en premier les produits les plus récents, plutôt que les plus anciens. Cette méthode est souvent utilisée pour les entreprises qui stockent des produits non périssables et qui cherchent à minimiser les coûts de stockage.

Chaque entreprise a des besoins et des exigences de gestion de stocks différents en fonction de leur secteur d'activité, de leur taille et de leur modèle commercial. Il est important d'identifier la méthode de gestion de stocks la plus appropriée pour votre entreprise et de la mettre en œuvre de manière efficace pour garantir une gestion de stocks optimale.

 

La collaboration entre les départements

Il est important que les différents départements de l’entreprise, tels que les ventes, la production et la logistique, travaillent ensemble pour garantir une gestion de stocks optimale.

1. Les ventes : Les équipes de vente peuvent fournir des informations précieuses sur la demande des clients, les tendances du marché et les produits les plus vendus. En collaborant étroitement avec les départements de production et de logistique, les équipes de vente peuvent contribuer à la mise en place d'une stratégie de gestion des stocks qui répond aux besoins des clients et maximise les ventes.
2. La production : Les départements de production sont responsables de la fabrication des produits et de la gestion des matières premières. En travaillant avec les équipes de vente et de logistique, les départements de production peuvent planifier la production en fonction de la demande des clients et des niveaux de stocks actuels.
3. La logistique : Les équipes de logistique sont responsables de la gestion des flux de marchandises et de la livraison des produits aux clients. En travaillant avec les départements de vente et de production, les équipes de logistique peuvent planifier les délais de livraison et s'assurer que les niveaux de stocks sont suffisants pour répondre aux demandes des clients.

En résumé, les départements de vente doivent fournir des informations précieuses sur les tendances de la demande des clients, tandis que les départements de production doivent aider à prévoir les besoins en matières premières et en produits finis. Les départements de logistique doivent garantir des délais de livraison optimaux et des niveaux de stocks appropriés.

La collaboration interne peut être encouragée en établissant des objectifs et des incitations communs pour les différents départements, en organisant des réunions régulières pour discuter des questions de gestion de stocks et en partageant les informations de manière transparente entre les différents départements.

En fin de compte, une gestion de stocks efficace est essentielle pour toute entreprise qui cherche à améliorer son efficacité opérationnelle et sa rentabilité. En mettant en place des méthodes de gestion de stocks adaptées à leurs besoins spécifiques, en collaborant avec leurs fournisseurs et en encourageant la collaboration interne, les PME peuvent atteindre des niveaux de stocks optimaux tout en répondant efficacement à la demande des clients.

 

Comment faire une bonne gestion de stocks au quotidien ?

1. Évaluer régulièrement la demande des clients : La gestion de stocks doit être adaptée à la demande des clients, il est donc important de surveiller régulièrement les tendances et les changements de demande pour ajuster les niveaux de stocks en conséquence.
2. Collaborer avec les fournisseurs : Les fournisseurs peuvent être des partenaires importants pour une gestion de stocks efficace. Il est important de collaborer étroitement avec eux pour garantir des délais de livraison optimaux et des niveaux de stocks appropriés.
3. Mettre en place des systèmes de suivi des stocks : Les entreprises doivent suivre régulièrement les niveaux de stocks pour éviter les surstocks ou les ruptures de stocks. Des systèmes de suivi de stocks informatisés ou manuels peuvent être utilisés pour surveiller les niveaux de stocks et pour déclencher des commandes en temps opportun.
4. Optimiser les espaces de stockage : Les coûts de stockage peuvent être élevés, il est donc important d'optimiser les espaces de stockage pour maximiser la capacité de stockage tout en minimisant les coûts. Les entreprises peuvent utiliser des rayonnages et des systèmes de stockage intelligents pour maximiser l'utilisation de l'espace de stockage disponible.
5. Mettre en place des politiques de gestion des retours : Les retours de produits peuvent avoir un impact important sur les niveaux de stocks. Les entreprises doivent mettre en place des politiques de gestion des retours efficaces pour minimiser l'impact sur les niveaux de stocks et les coûts de gestion de stocks.

En mettant en place une gestion de stocks efficace, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle, leur rentabilité et leur capacité à répondre à la demande des clients de manière efficace et rapide.

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