LA GESTION COMPTABLE

La gestion comptable est un aspect crucial de toute entreprise, car elle permet de maintenir une trace claire et précise de toutes les transactions financières. La gestion de la comptabilité présente plusieurs avantages et utilités :

• Utilité pour l’entreprise : elle permet de connaître l’évolution de la situation patrimoniale ; elle fournit des informations à la comptabilité analytique ; elle fournit à la gestion budgétaire les éléments de calcul des écarts ; elle est la base de l’analyse financière.
• Utilité pour les tiers : elle est un outil d’information des tiers avec lesquels l’entreprise est en relation avec : clients, fournisseurs, banques, actionnaires, institutions diverses, etc.
• Utilité pour la nation : elle fournit à la comptabilité nationale les informations devant permettre l’évaluation du revenu national.
• Utilité pour l’administration fiscale : elle est un outil à la détermination du résultat fiscal imposable.

La comptabilité constitue une source précieuse de renseignements et est le reflet de la santé de l’entreprise. Elle fait partie des éléments essentiels au succès de l’entreprise. Dans le cadre de nos programmes d’accompagnement, plusieurs entreprises ont raté des opportunités, non pas parce qu’elles n’avaient pas réalisé d’activités concrètes, mais parce qu’elles n’avaient pas de traces écrites et comptables de leurs activités.

 

Les éléments pour démarrer une bonne comptabilité d’entreprise

1. Tenir des registres précis : Il est essentiel de tenir des registres précis de toutes les transactions financières, y compris les factures, les paiements, les dépenses et les revenus. Les logiciels de comptabilité modernes peuvent faciliter cette tâche en automatisant de nombreux processus et en offrant une vue d'ensemble en temps réel de la situation financière de l'entreprise.
2. Établir un budget : La gestion comptable efficace implique également l'établissement d'un budget clair et précis pour l'entreprise. Le budget doit inclure des prévisions de revenus et de dépenses, et doit être mis à jour régulièrement pour refléter les changements dans la situation de l'entreprise.
3. Suivre les indicateurs de performance financière : Les indicateurs de performance financière, tels que le chiffre d'affaires, les marges bénéficiaires et les flux de trésorerie, sont des indicateurs clés de la santé financière de l'entreprise. Les entreprises doivent surveiller ces indicateurs de près et prendre des mesures pour les améliorer si nécessaire.
4. Respecter les obligations fiscales : Les entreprises doivent également respecter les obligations fiscales en matière de déclaration de revenus, de paiement de l'impôt sur les sociétés et de tenue de registres fiscaux appropriés. Il est recommandé de faire appel à un expert-comptable pour s'assurer que toutes les obligations fiscales sont respectées.

 

Quelques principes comptables essentiels dans une entreprise

• Principe de continuité de l'exploitation :

Le principe de continuité requiert des entreprises qu’elles présentent des états financiers établis en admettant qu’elles n’ont ni l’intention, ni l’obligation de se mettre en liquidation ou de réduire sensiblement l’étendue de leurs activités.

• Principe de la périodicité des résultats :

Comme l’activité de l’entreprise se poursuit dans le temps, il est nécessaire de connaître à intervalles réguliers les résultats de son exploitation. La vie de l’entreprise a donc été découpée en intervalles égaux ou périodes, ils peuvent être de durée variable. Toutefois, sur la base des dispositions actuelles de l’administration fiscale, les entreprises doivent établir une situation au moins tous les 12 mois, cette période constitue l’exercice qui commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre.

• Principe de la fixité des méthodes :

Comme l’activité de l’entreprise se poursuit dans le temps et afin de comparer les résultats des périodes entre eux, il est indispensable d’utiliser les mêmes méthodes de comptabilisation, et chaque changement (si des modifications interviennent) devrait être déclaré et justifié. L’objectif de ce principe est de sauvegarder la crédibilité et la cohérence des informations comptables au cours des périodes successives afin de pouvoir comparer les résultats des différents exercices.

 

Les différents types de comptabilité d’entreprise

1) Comptabilité générale (commerciale) : elle a pour rôle l’enregistrement chronologique des mouvements et transformations touchant le patrimoine de l’entreprise, elle permet donc de connaître la situation réelle de l’entreprise à un moment donné.

2) Comptabilité analytique (industrielle) : elle est un outil de gestion interne, elle a pour objet de présenter une situation détaillée des conditions d’exploitation d’une entreprise, elle analyse et évalue les coûts des matières et services pour déterminer le coût de production, et de contrôler la rentabilité de l’entreprise.

3) Comptabilité budgétaire : c’est une comptabilité prévisionnelle, elle regroupe des informations et des données qu’elle utilise pour préfigurer les résultats et la situation de l’entreprise au cours des périodes futures.

 

Documents comptables obligatoires

Voici les documents comptables obligatoires que toute entreprise doit tenir :

1. Le journal des recettes et des dépenses (ou Livre journal) : ce document doit enregistrer toutes les transactions financières effectuées par l'entreprise, telles que les ventes, les achats, les paiements et les encaissements.
2. Le grand livre : ce document est une compilation de tous les comptes de l'entreprise, y compris les comptes clients, les comptes fournisseurs, les comptes de trésorerie, les comptes d'actifs et les comptes de passifs.
3. Le bilan comptable : ce document représente la situation financière de l'entreprise à un moment donné en répertoriant tous les actifs, passifs et capitaux propres de l'entreprise.
4. Le compte de résultat : ce document présente les revenus, les coûts et les bénéfices de l'entreprise sur une période donnée, généralement un an.
5. Les déclarations fiscales et états financiers : chaque entreprise doit déclarer ses revenus et payer l'impôt sur les sociétés chaque année. D'autres déclarations fiscales peuvent être requises en fonction de la situation spécifique de l'entreprise.
6. Les pièces justificatives : Toute écriture comptable, qu’elle que soit sa nature, nécessite une pièce comptable de base sans quoi l’enregistrement ne peut se faire. En effet, toute opération doit être prouvée ou justifiée, le libellé de l’opération indique automatiquement la justification de l’enregistrement.

A cet effet, le comptable doit prouver à tout moment aux vérificateurs (administration fiscale, commissaires aux comptes) le bien fondé des écritures qu’il passe.

L’éventail de pièces comptables est vaste ; les plus utilisées sont :

• Les factures d’achat et de vente
• Des bulletins de paie du personnel
• Des pièces de caisse
• Des chèques de toute nature (bancaire, postaux, trésor)

 

La base de l’enregistrement comptable : le principe de la partie double

Chaque pièce comptable en possession de l’entreprise (facture d’achat, de vente, appel de cotisations, etc.) doit être enregistrée dans le livre-journal, dans le respect du principe de la partie double.

Le concept de la partie double repose sur le postulat que toute opération effectuée par l’entreprise donne lieu à des flux :

• un flux entrant dans l’entreprise, également appelé « emploi » ;
• un flux sortant de l’entreprise, également appelé « ressource ».

 

Chaque flux entrant donnant systématiquement lieu à un flux sortant d’une valeur équivalente, l’enregistrement comptable implique de ce fait plusieurs enregistrements par opération, de valeur équivalente. C’est ce double enregistrement qui a donné son nom à la technique de la partie double.

 

La notion d’emplois et de ressources

Fréquemment employée en comptabilité, la notion d’emploi définit le but de la transaction, sa destination. On parle également de flux entrant. On peut définir l’emploi en répondant à la question « pourquoi ? » ou « à quoi sert cette opération ? », « quelle est sa nature ? ».

La notion de ressource, quant à elle, va définir le moyen que l’entreprise a utilisé pour obtenir l’emploi. C’est l’origine de l’opération, en d’autres termes un flux sortant. On pourra alors définir la ressource en répondant aux questions « comment ?» « quels moyens ont permis cette opération ? ».

Débit et crédit

Rappelons que, par convention :

• toute augmentation d’emploi ou diminution de ressource inscrite à la gauche d’un compte est appelée un DÉBIT ;
• toute augmentation de ressource ou diminution d’emploi inscrite à la droite d’un compte est appelée un CRÉDIT.

 

Enregistrement des informations

Tout enregistrement des mouvements comptables passera en premier lieu par la collecte des pièces comptables justificatives (factures d’achat ou de vente, talons de chèques, bulletins de salaires, etc.). Ce sont ces documents qui constitueront la base de l’enregistrement des opérations dans le livre-journal. Pour chaque opération, le journal devra donc indiquer :

• la date de l’opération (date d’engagement) ;
• le code des comptes débités ou crédités, en respectant la codification du plan comptable général et le principe de la partie double (débit ou crédit) ;
• le libellé de l’opération, à savoir l’origine de la donnée enregistrée, ainsi que la référence de la pièce justificative ;
• le montant.

 

Il est important de souligner que la tenue des documents comptables obligatoires doit être effectuée avec rigueur et précision. Des erreurs dans la tenue de ces documents peuvent avoir des conséquences importantes pour l'entreprise, telles que des pénalités fiscales, des problèmes de trésorerie et même des problèmes de crédibilité auprès des investisseurs et des partenaires commerciaux.

En outre, il est recommandé pour les PME de se faire accompagner par un expert-comptable ou un comptable certifié pour s'assurer de la bonne tenue de ces documents et pour bénéficier de conseils personnalisés en matière de gestion financière. Cela peut aider l'entreprise à optimiser sa gestion comptable, à prendre des décisions stratégiques plus éclairées et à améliorer sa performance financière globale.

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